Riconoscere il valore di ogni attore della filiera: l’Ufficio Acquisti si racconta

Strategie di acquisto: tra creatività e solide relazioni

“Negli anni, le dinamiche del mercato e le politiche di produzione e distribuzione delle case madri sono profondamente cambiate. Questo ha richiesto un’evoluzione continua nelle nostre strategie di approvvigionamento e nel coordinamento con i fornitori. L’abilità nel mantenere un equilibrio tra l'adozione di soluzioni innovative e la cura delle relazioni interpersonali è essenziale per il nostro ufficio”. A parlare è Claudio Gardin, professionista con solida esperienza nel settore degli Acquisti nel mondo automotive, sia in Italia che all’estero. Il suo percorso, segnato da ruoli di crescente responsabilità, lo ha portato a ricoprire la posizione di Responsabile dell’Ufficio Acquisti in UnipolService, dove gestisce approvvigionamenti e vendite, guidando l’ufficio tra le continue evoluzioni del mercato.

La sua carriera in UnipolService inizia nel lontano 2011; all’epoca il giro d’affari aziendale era molto più contenuto. I fornitori erano 611 e l’azienda acquistava ricambi per 26 milioni di euro. Attualmente l’impresa collabora con 180 ragioni sociali, distribuiti su circa 220 sedi operative, mentre il volume degli acquisti ha raggiunto oltre 200 milioni di euro. L’Ufficio Acquisti di UnipolService ha ottimizzato la gestione della rete di fornitori, instaurando relazioni solide e reciproche: “Oggi rappresentiamo un partner strategico per loro, così come loro lo sono per noi” afferma Claudio. Questo approccio ha portato a un’elevata efficienza del servizio: l’83% del materiale viene spedito entro tre giorni, contribuendo a ridurre significativamente i tempi di riparazione dei veicoli sinistrati Unipol. L’obiettivo primario resta la piena soddisfazione del cliente Unipol.”

UnipolService ha fatto della partnership con i fornitori un punto di forza per offrire un eccellente livello di servizio. Come? Creando opportunità di business e aprendo canali tra domanda e offerta. L’azienda è diventata un riferimento strategico per i fornitori e si è guadagnata giorno dopo giorno la loro fiducia, condividendo nuove opportunità di business.

Seminare opportunità, raccogliere fiducia

“La capacità di riconoscere il valore di ogni attore della filiera è imprescindibile se si vogliono mantenere attive collaborazioni che siano vantaggiose per tutte le parti. Il rapporto con i fornitori, ad esempio, è considerato uno degli aspetti più importanti per il successo del nostro ufficio. Nel tempo siamo riusciti a costruire una rete di partner di fiducia, basata su competenze condivise e crescita reciproca. Non si tratta di un semplice rapporto cliente-fornitore, ma di una vera e propria partnership” aggiunge Claudio Gardin.

Ad esempio, per supportare i propri partner commerciali, UnipolService li aiuta, mese dopo mese, nella scelta dei codici e nelle quantità dei ricambi da mantenere in magazzino. Questo approccio consente di ottimizzare i tempi di approvvigionamento dei ricambi e quindi di gestione del sinistro. Lavorando sul doppio pedale del contenimento dei costi e della rapidità di reperimento dei ricambi, l’Ufficio Acquisti aiuta da un lato a contenere i costi che la Compagnia deve affrontare, che finiscono per pesare meno sui premi assicurativi, dall’altro a contribuire alla soddisfazione del cliente, grazie a tempistiche di reperimento ricambi particolarmente contenute. “Va riconosciuto”, tiene a ricordare il Responsabile, “che noi diamo un eccellente livello di servizio proprio grazie ai nostri partner”.

Sinergie tra le diverse Business Unit

L’Ufficio Acquisti è estremamente attento a valorizzare le sinergie tra le tre Business Unit che lo compongono: Carrozzeria, Meccanica, Ricambi & Servizi. La collaborazione si basa su una comunicazione trasparente e un continuo lavoro di squadra. Ogni settimana, i responsabili delle tre Business Unit si incontrano per analizzare le opportunità e affrontare insieme le difficoltà. Tutti i membri hanno accesso alle informazioni chiave, come i dati degli acquisti, quantità, sconti, referenti della supply chain e lo stato degli approvvigionamenti. Un allineamento puntuale e costante permette di anticipare le esigenze, risolvere eventuali problematiche e migliorare l'efficienza operativa complessiva.

Non solo: ogni sei mesi tutti i membri dell’Ufficio Acquisti si riuniscono per analizzare i risultati e definire gli obiettivi futuri. Tale approccio consente di ottimizzare la pianificazione degli approvvigionamenti e migliorare costantemente il servizio offerto.

Superare le sfide del settore

Un mercato dinamico e mutevole come quello in cui opera l’Ufficio Acquisti porta ad affrontare ogni giorno nuove difficoltà, ma l’Ufficio ha sviluppato la capacità di dare una lettura diversa: “Non amiamo definirle criticità, ma piuttosto sfide legate alla dinamicità del mercato, che richiede una continua adattabilità. Ogni giorno ci adoperiamo per trovare soluzioni creative e offrire una vasta gamma di servizi, non solo in termini di ricambi, ma anche in termini di efficienza operativa” dichiara Gardin.

Un esempio delle sfide che l’azienda ha dovuto affrontare è stato l’incendio al magazzino Nissan Italia. L’emergenza è stata risolta con acquisizione di materiali all’estero: USA, Belgio, Dubai, Stoccarda… i canali aperti con questi mercati hanno permesso a UnipolService di attingere istantaneamente ai pezzi di ricambio.

I rapporti con gli operatori della filiera sono stati preziosi anche nel caso dell’integrazione del Gruppo Opel nel Gruppo Stellantis. Il passaggio tra i codici Opel e Stellantis ha creato una falla nei flussi di acquisto per 2-3 mesi, che si è prontamente risolta grazie ai canali di approvvigionamento all’estero.

Creatività e futuro: prepararsi al cambiamento

La funzione guidata da Claudio Gardin è pronta ad affrontare le sfide che il futuro riserva. In particolare, c’è attenzione sul tema delle vetture elettriche: “Il mercato sta cambiando rapidamente, le officine devono essere pronte a gestire nuovi tipi di riparazioni, in particolare per le parti meccaniche delle auto elettriche e ibride. I costi, come ad esempio quelli delle batterie, potrebbero aumentare, ma UnipolService si sta già preparando per affrontare queste sfide, mantenendo una rete di fornitori pronta a rispondere alle nuove esigenze”. Una visione strategica che combina innovazione, sinergia tra le tre Business Unit e collaborazione con i fornitori è essenziale per affrontare i cambiamenti in corso.

Il team che compone l’Ufficio Acquisti di UnipolService si caratterizza per un grande affiatamento: “In primo luogo, siamo persone, di cui ho stima e fiducia, che sanno collaborare in un clima costruttivo. Inoltre, l’Ufficio si caratterizza per un mindset orientato alla ricerca di opportunità dove altri vedono, invece, difficoltà e ostacoli”.